Что нужно знать о KPI

Каждая компания ставит перед собой множество задач: вход на новые рынки, увеличение прибыли, разработка новых продуктов, достижение лидерства в своей нише. Чтобы эффективно управлять процессом и оценивать продуктивность сотрудников, необходимы специальные инструменты и маркеры. Одним из таких инструментов являются ключевые показатели эффективности (KPI).

Понятие KPI

KPI (Key Performance Indicators) представляют собой цели, которых следует достигать, а также индикаторы эффективности и продуктивности, необходимые для их достижения. Они измеряются в числах или процентах и помогают отслеживать прогресс в различных аспектах работы компании. Например, KPI могут отражать результаты отдельных подразделений, отделов или эффективность конкретного сотрудника. Использование KPI позволяет стимулировать сотрудников к достижению конкретных результатов. Например, расчет зарплаты на основе KPI мотивирует сотрудников превзойти установленные показатели и получить дополнительные бонусы, например, привлечь определенное количество клиентов за определенный период времени.

Преимущества системы KPI для компании 

  • Позволяет измерять цели, выражая их в числах, что облегчает анализ успехов и неудач, а также планирование и принятие решений.
  • Позволяет отслеживать эффективность на уровне регионов, отдельных точек, отделов и исполнителей.
  • Связывает цели компании с целями сотрудников, мотивируя их. Сотрудники видят свой вклад в общую цель и понимают, почему их работа важна.
  • Предоставляет руководителю систему справедливой оценки работы сотрудников.
  • Обеспечивает четкое понимание, кто отвечает за что.
  • Позволяет быстро выявлять проблемы и области для улучшения.
  • Формирует дисциплинированную среду, устанавливая стандарты и требования корпоративной культуры.

Уровни и виды KPI

KPI условно можно разделить на два уровня – высокий и низкий. KPI высокого уровня сосредотачиваются на общей эффективности бизнеса. KPI низкого уровня сфокусированы на процессах в конкретных отделах и подразделениях, таких как производство, продажи, маркетинг, техническая поддержка и другие.

Также KPI можно классифицировать по различным видам.

  • По производительности и результату. Показатели производительности оцениваются в количественных единицах, например, количество запущенных рекламных кампаний или количество подготовленных релизов. Показатели результата измеряют эффективность работы и конкретную пользу, например, увеличение конверсии на определенный процент или рост числа договоров.
  • По скорости получения результатов. Они бывают опережающие и запаздывающие. Опережающие KPI сразу отражают эффективность мероприятий, например, количество пользователей, переходящих по ссылке в сообщении. А запаздывающие KPI требуют времени для измерения и касаются качества проведенной кампании, вовлеченности аудитории и прибыли, например, конверсия в покупку от пользователей, перешедших по ссылке за определенный период времени.
  • По целям работы. Они делятся на KPI прибыли, KPI сбора лидов, KPI трафика, KPI возврата маркетинговых инвестиций и т.д.

Кроме того, KPI можно разделить по сферам применения, таким как продажи, управление персоналом, маркетинг и другие.

Разработка KPI

Для разработки KPI необходимо связать их с конкретным результатом или целью, а также адаптировать их под текущую ситуацию.

Важно задать себе ряд вопросов:

  • Какой результат нужно достичь?
  • Почему это важно?
  • Как можно измерить прогресс?
  • Как можно повлиять на результат?
  • Кто несёт ответственность за достижение результатов?
  • Как понять, что цель достигнута?
  • Как часто нужно оценивать прогресс в достижении цели?

Например, если компания ставит цель увеличить доход от продаж товаров в текущем году, ответы могут быть следующими: необходимо увеличить доход от продаж на 30%, что позволит увеличить прибыль и покрыть новые издержки. Прогресс можно измерить по динамике роста дохода в рублях. Для достижения цели необходимо расширить штат продавцов, обучить сотрудников новым методам продаж и создать эффективную программу лояльности для стимулирования покупателей. Ответственным за результат будет руководитель отдела продаж. Доход будет увеличен на 30% к концу текущего года по данным бухгалтерии. Прогресс необходимо фиксировать ежемесячно.

При разработке KPI следует придерживаться следующих правил:

  • Чётко определить цель. Это одна из ключевых частей разработки KPI. KPI должны быть тесно связаны с ключевой бизнес-целью и отражать стратегию компании.
  • Не ставить недостижимые цели. Это может негативно сказаться на мотивации сотрудников, которые не смогут достичь неподъёмных задач. Перед установкой целей проведите анализ текущей ситуации, соберите данные по отделам и посоветуйтесь с их руководителями.
  • Ставить задачи по SMART. Каждый KPI должен быть конкретным, измеримым, достижимым, релевантным и ограниченным по времени.

Как внедрить систему KPI

Для успешного внедрения системы KPI следует руководствоваться следующими пятью шагами.

  • Определите ключевые показатели, которые можно контролировать на уровне различных отделов и подразделений. Проанализируйте текущую эффективность и результаты.
  • Выберите подходящие инструменты для мониторинга. Важно подобрать инструменты, отражающие реальные результаты. Анализируйте тенденции по различным ключевым метрикам.
  • Представьте ключевые показатели сотрудникам. Объясните, как KPI влияют на бизнес-цели компании, как работает система, где можно получить данные и как их анализировать.
  • Назначьте ответственных лиц. Ответственные сотрудники будут отслеживать KPI, обновлять данные и предлагать инициативы по улучшению показателей.
  • Осуществляйте контроль за KPI. Для эффективности системы KPI необходим контроль. Отслеживайте показатели, анализируйте причины изменений и возможные ошибки, используйте успешные практики и масштабируйте их, а также дополняйте систему новыми ключевыми показателями.

Правильно внедренная система KPI позволит проанализировать работу компании, оценить производительность сотрудников, эффективно управлять бизнес-процессами и достигать поставленных целей.